Büro besichtigen, die Checkliste für den Termin

Vor dem Termin, was Sie vorbereiten sollten

Fangen Sie bei sich an, nicht bei der Fläche. Schreiben Sie auf, welche Räume Sie brauchen, also Arbeitsplätze, Besprechung, Empfang, Rückzug, Küche und Lager. Mit dieser Raumliste erkennen Sie im Termin sofort, ob der Grundriss passt. Wie Sie die nötige Fläche berechnen, zeigen wir im Beitrag zum Flächenbedarf für Büros.

Fordern Sie vorab drei Unterlagen an. Den Grundriss mit Maßen, die Flächenaufstellung und die letzte Nebenkostenabrechnung. Den Grundriss nehmen Sie ausgedruckt mit und skizzieren darauf direkt, wo Teams sitzen könnten. Die Nebenkostenabrechnung zeigt Ihnen, was die Fläche im Betrieb wirklich kostet. Die Vorauszahlung im Exposé ist nur eine Schätzung.

Überlegen Sie auch, wer mitkommt. Beim ersten Termin genügen meist zwei Personen, die den Bedarf gut kennen. Wer am Ende unterschreibt, sollte spätestens beim zweiten Termin dabei sein.

Im Termin, worauf Sie achten sollten

Kommen Sie zu der Uhrzeit, zu der Sie auch später arbeiten. Am Vormittag hören Sie den Verkehr, am Nachmittag sehen Sie, wie die Sonne in die Räume fällt. Gehen Sie die Wege ab, die Ihre Mitarbeitenden jeden Tag gehen, vom Eingang zum Arbeitsplatz, zur Küche, zu den Toiletten.

Fotografieren Sie viel und ordnen Sie die Bilder gleich nach dem Termin dem Grundriss zu. Nach der dritten Besichtigung verschwimmen die Flächen sonst im Kopf. Notieren Sie Fragen, die der Anbieter nicht sofort beantworten kann. Diese Liste geht danach schriftlich an ihn.

Achten Sie auf Dinge, die sich nicht wegverhandeln lassen. Licht, Lage, Grundriss und Gebäude bleiben, wie sie sind. Bodenbelag, Farbe und Küche lassen sich ändern, die Frage ist nur, wer es bezahlt.

Fläche und Grundriss richtig lesen

Die Zahl im Exposé ist die Mietfläche. Sie enthält je nach Berechnung auch Anteile an Fluren, Treppenhäusern oder Technikflächen und ist damit größer als die Fläche, auf der Sie wirklich arbeiten. Fragen Sie deshalb, nach welcher Richtlinie gemessen wurde. In Bürogebäuden ist die Richtlinie der gif zur Mietfläche üblich, daneben die DIN 277. Zwei Angebote mit gleicher Quadratmeterzahl können sich in der nutzbaren Fläche deutlich unterscheiden.

Für die Arbeitsplätze gibt die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 Richtwerte vor. Im Einzel- oder Zweierbüro rechnet man mit acht bis zehn Quadratmetern je Arbeitsplatz, im Großraum mit zwölf bis fünfzehn. Dazu kommen Verkehrswege und Nebenräume. Was die Regeln im Einzelnen verlangen, lesen Sie im Beitrag zu den Arbeitsstättenregeln für Büroflächen. Prüfen Sie außerdem die Raumtiefe. Tiefe Flächen haben in der Mitte Zonen ohne Tageslicht, die sich für Flur, Küche oder Technik eignen, aber nicht für Schreibtische.

Technik, die man nicht sieht

Heizung, Kühlung und Lüftung entscheiden darüber, ob sich die Mitarbeitenden im Sommer wohlfühlen. Fragen Sie, ob es eine Klimatisierung oder Kühldecken gibt, wie innenliegende Räume belüftet werden und wann die Anlagen zuletzt gewartet wurden. Ein außenliegender Sonnenschutz hält die Hitze draußen, eine Innenjalousie nur das Licht.

Genauso wichtig ist die Versorgung mit Strom und Daten. Bodentanks, Brüstungskanäle oder ein Doppelboden bestimmen, wie frei Sie die Tische stellen können. Klären Sie, welche Internetanbieter im Haus liegen, ob ein Glasfaseranschluss möglich ist und ob es einen Raum für Ihre Technik gibt. Ein fehlender Anschluss kann den Einzug um Wochen verschieben.

Kosten, die nicht im Exposé stehen

Neben der Nettomiete zahlen Sie Nebenkosten. Im Gewerbe ist frei vereinbar, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden. Häufig gehören Verwaltungskosten, Versicherungen und Teile der Instandhaltung dazu. Lassen Sie sich zeigen, was im Vorjahr abgerechnet wurde, und fragen Sie nach Obergrenzen für Verwaltung und Instandhaltung.

Klären Sie früh, wer den Ausbau bezahlt. Viele Eigentümer übernehmen einen Standardausbau oder zahlen einen Zuschuss, besonders bei längeren Laufzeiten. Was dabei üblich ist, erklären wir im Beitrag zu Mieterausbau und Baukostenzuschuss. Denken Sie auch an das Ende. Müssen Ihre Einbauten beim Auszug zurückgebaut werden, kann das teurer werden als der Einbau selbst.

Der Energieausweis gehört ebenfalls zum Termin. Der Anbieter muss ihn spätestens bei der Besichtigung vorlegen. Er gibt einen ersten Eindruck, was Heizung und Strom kosten werden.

Klären Sie außerdem, ob für Sie eine Maklerprovision anfällt. Bei unseren Angeboten steht im Exposé, ob ein Objekt provisionspflichtig oder provisionsfrei ist. Unsere Sätze finden Sie im Beitrag zur Maklerprovision bei Gewerbeflächen.

Nach dem Termin, vergleichen und entscheiden

Vergleichen Sie Flächen nicht nach dem Preis pro Quadratmeter, sondern nach der Warmmiete je Arbeitsplatz. Rechnen Sie dafür Nettomiete, Nebenkosten und Stellplätze zusammen und teilen Sie die Summe durch die Zahl der Arbeitsplätze, die Sie auf der Fläche unterbringen. Der Rechner oben nimmt Ihnen das für zwei Flächen ab. Eine günstige Fläche mit schlechtem Schnitt ist am Ende oft teurer als eine teurere Fläche, die sich gut aufteilen lässt.

Bei einer Fläche, die in die engere Wahl kommt, lohnt ein zweiter Termin. Kommen Sie zu einer anderen Tageszeit und bringen Sie die Entscheider mit. Danach beginnt die Verhandlung, und dort geht es um mehr als die Miete. Laufzeit, Optionen, mietfreie Zeit und Ausbau gehören in ein Paket. Bei unserer exklusiven Bürosuche begleiten wir Besichtigungen, sammeln die offenen Fragen und verhandeln für Sie.

Unser Rat

Eine Besichtigung ist kein Rundgang, sondern eine Prüfung. Bereiten Sie sie mit Raumliste und Unterlagen vor, gehen Sie mit der Checkliste durch die Fläche und schreiben Sie alles auf, was offen bleibt. Wer so vorgeht, verhandelt danach mit Fakten statt mit Eindrücken.

Wenn Ihr laufender Mietvertrag bald endet, lohnt außerdem der Blick auf die Frage, ob ein Umzug überhaupt die beste Lösung ist. Dabei hilft unser Mietvertragscheck. Und wenn Sie nur für eine begrenzte Zeit eine Fläche brauchen, finden Sie im Beitrag zur Interimsfläche passende Lösungen.

Häufige Fragen zur Bürobesichtigung