Eine Bürofläche auf Zeit, wenn der Umzug auf sich warten lässt

Eine Fläche auf Zeit zu suchen wirkt zunächst wie die kleinere Aufgabe. Sie ist ja nur vorübergehend. In der Praxis ist sie die schwierigere von beiden, weil zwei Termine zusammenpassen müssen, die beide nicht in Ihrer Hand liegen.

Die Anlässe ähneln sich stark. Ein Unternehmen entwickelt sein eigenes Gebäude weiter, baut an oder saniert im laufenden Betrieb, und die Belegschaft muss für die Bauzeit irgendwo unterkommen. Oder der Einzug in ein neues Objekt verschiebt sich, weil auf der Baustelle etwas klemmt, während der bestehende Mietvertrag trotzdem ausläuft. Dazu kommen die unfreiwilligen Fälle, ein Wasserschaden, ein Brand, eine Fläche, die nach einer Havarie für Monate nicht nutzbar ist.

In allen diesen Fällen ist die Fläche selbst selten der Engpass. Büroflächen gibt es. Der Engpass ist, dass Ihr Übergangsvertrag genau dann enden soll, wenn der eigentliche beginnt, und dass beide Daten sich noch bewegen werden.

Der zweite Verzug ist der teure

Die erste Verzögerung treibt Sie in die Interimsfläche. Die zweite entscheidet, was das Ganze kostet.

Wer eine Übergangsfläche auf vierundzwanzig Monate nimmt, weil der Vermieter kürzer nicht wollte, und nach vierzehn Monaten in den eigenen Neubau zieht, zahlt zehn Monate für Räume, in denen niemand mehr sitzt. Wer auf zwölf Monate abschließt und dann erfährt, dass sich die Fertigstellung um ein weiteres Quartal schiebt, steht mit Möbeln, Technik und Mitarbeitern ohne Fläche da. Beides passiert regelmäßig, und beides ist vermeidbar.

Bei Interimsflächen ist deshalb nicht die Laufzeit der wichtigste Punkt im Vertrag, sondern die Frage, was an ihrem Ende passieren kann. Eine kurze Grundlaufzeit mit gestaffelten Verlängerungsoptionen ist fast immer besser als eine lange Laufzeit mit einem ausgehandelten Ausstiegsrecht. Der Grund ist einfach. Eine Option ziehen Sie einseitig, indem Sie eine Erklärung abgeben. Einen Ausstieg müssen Sie verhandeln, und verhandelt wird immer aus der schlechteren Position, weil die andere Seite weiß, dass Sie raus wollen.

Drei Wege zu einer Fläche auf Zeit

Für Übergangsflächen kommen im Rheinland vor allem drei Wege in Frage. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Risiko und in der Geschwindigkeit.

Die Untermiete aus einem Bestandsvertrag. Ein Unternehmen hat mehr Fläche gebunden, als es derzeit braucht, und gibt eine Teilfläche für einen begrenzten Zeitraum ab. Solche Flächen sind oft möbliert und bei der Laufzeit beweglicher als der reguläre Markt, weil der Untervermieter selbst nur ein bestimmtes Zeitfenster überbrücken will. Dafür ist Ihr Vertrag nur so belastbar wie der Vertrag darüber, und dazu weiter unten mehr.

Möblierte Flächen, die sofort bezugsfertig sind. Der eigentliche Wert liegt hier nicht in den Möbeln, sondern darin, dass zwischen Unterschrift und Einzug keine Bauzeit mehr liegt. Kein Ausbau, keine Planung, keine Genehmigung, kein Handwerkertermin, der sich verschiebt. Wer ohnehin schon wegen einer Bauverzögerung sucht, kann sich eine zweite nicht leisten. Das ist der Grund, warum diese Flächen ihren Aufschlag meistens wert sind.

Kurzläufer direkt vom Eigentümer. Gemeint sind Flächen, die ohnehin vor einer Sanierung, einem Umbau oder einer Neupositionierung stehen. Für den Eigentümer ist eine befristete Zwischennutzung in dieser Phase besser als Leerstand, und er ist bei der Laufzeit beweglich, weil er den Termin ohnehin kennt. Diese Flächen stehen selten in Portalen, weil sie gar nicht regulär vermarktet werden. Man findet sie über Ansprache, nicht über Suche.

Eine Befristung ist keine Sicherheit, sondern eine Bindung

Bei Geschäftsräumen gilt gesetzlich eine vergleichsweise lange Kündigungsfrist. Nach § 580a Absatz 2 BGB ist die ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zulässig. Wer am 3. Januar kündigt, ist zum 30. Juni draußen. Wer den Stichtag um zwei Tage verpasst, kommt erst zum 30. September heraus. Aus einem verpassten Datum werden so drei Monate Miete.

Entscheidend ist aber etwas anderes. Diese Frist gilt nur für unbefristete Verträge. Ein befristeter Gewerbemietvertrag läuft aus, und bis dahin kann ihn keine Seite ordentlich kündigen. Anders als bei Wohnraum braucht eine Befristung im Gewerbe keinen gesetzlichen Grund, sie ist frei vereinbar. Eine außerordentliche Kündigung bleibt möglich, verlangt aber einen wichtigen Grund, und eine Bauverzögerung bei Ihrem künftigen Objekt ist keiner.

Für eine Interimsfläche heißt das: Die Befristung schützt Sie nicht, sie bindet Sie. Was sie leistet, ist der Schutz davor, dass der Vermieter Sie mitten in Ihrer Bauzeit herausdrängt. Das ist viel wert. Man sollte nur wissen, welche der beiden Seiten man gerade einkauft, und die Laufzeit danach wählen und nicht danach, was im Mustervertrag steht.

Was sich beim Formerfordernis geändert hat

Bis Ende 2024 galt für Gewerbemietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr die strenge Schriftform. Wurde sie verletzt, galt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und war damit ordentlich kündbar. Das war die vielzitierte Schriftformfalle, an der sich über Jahre ganze Prozesse entzündet haben.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz genügt seit dem 1. Januar 2025 die Textform. Textform bedeutet nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Die E-Mail reicht also. Für Verträge, die vor 2025 geschlossen wurden, lief eine Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2025. Seit Anfang 2026 gilt die Textform für alle Gewerbemietverträge, auch für die älteren.

Die Rechtsfolge selbst ist geblieben. Ein Vertrag über mehr als ein Jahr, der nicht einmal die Textform erfüllt, gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für Sie als Interimsmieter ist das doppeldeutig. Es kann bedeuten, dass Sie früher herauskommen. Es bedeutet aber genauso, dass der Vermieter Sie mit der gesetzlichen Frist mitten in Ihrer Bauzeit kündigen kann. Auf eine Formunwirksamkeit sollte niemand seine Standortplanung stützen.

Praktisch ist das gerade bei Übergangsflächen relevant, weil hier vieles unter Zeitdruck und per E-Mail geregelt wird. Die Erleichterung hilft dabei. Sie gilt aber genauso für Nachträge, und Interimsverträge werden während der Laufzeit überdurchschnittlich oft geändert, verlängert oder um Flächen ergänzt. Jede dieser Absprachen ist Vertragsinhalt. Wir empfehlen deshalb weiterhin, den Vertrag und jeden Nachtrag vollständig und unterschrieben abzulegen. Die Rechtsprechung zur neuen Lage ist noch dünn, und ein Formstreit kostet mehr Zeit, als eine Unterschrift je gekostet hat.

Bei der Untermiete hängt alles am Vertrag darüber

Die Untermiete ist der schnellste der drei Wege und der mit den meisten offenen Flanken. Vier Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie unterschreiben.

• Ohne Erlaubnis des Vermieters darf der Mieter die Fläche nicht an Dritte überlassen, so steht es in § 540 Absatz 1 BGB. Die Regelung, die im Wohnraum unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf die Erlaubnis gibt, gilt im Gewerbe nicht. Der Eigentümer kann also nein sagen, ohne dass Sie oder der Hauptmieter viel dagegen tun können, sofern der Mietvertrag nichts anderes regelt.
• Verweigert der Vermieter die Erlaubnis, kann der Mieter außerordentlich mit der gesetzlichen Frist kündigen, es sei denn, in der Person des Untermieters liegt ein wichtiger Grund. In Gewerbemietverträgen wird dieses Kündigungsrecht allerdings häufig ausgeschlossen.
• Der Hauptmieter hat ein Verschulden seines Untermieters zu vertreten, und zwar auch dann, wenn der Vermieter die Untervermietung erlaubt hat. Das steht in § 540 Absatz 2 BGB und erklärt, warum ein Untervermieter bei Versicherungsnachweisen, Kaution und der Beschreibung Ihrer Nutzung oft strenger auftritt als ein Eigentümer. Er haftet für Sie.
• Der wichtigste Punkt zum Schluss. Endet der Hauptmietvertrag, kann der Eigentümer die Herausgabe der Fläche unmittelbar von Ihnen verlangen, § 546 Absatz 2 BGB. Ihr eigener Vertrag mit dem Hauptmieter besteht davon unabhängig fort, aber er verschafft Ihnen kein Recht zu bleiben. Was Ihnen bleibt, sind Ansprüche gegen den Hauptmieter, also im besten Fall Geld. Eine Fläche ist das nicht.

Wer in Untermiete geht, sollte deshalb die Restlaufzeit des Hauptmietvertrags und dessen Kündigungsmöglichkeiten kennen, bevor er unterschreibt, und nicht erst dann danach fragen, wenn es eng wird. Eine Untermiete, die drei Monate über das Ende des Hauptvertrags hinausreicht, ist keine Übergangslösung, sondern ein Risiko mit Termin.

Der Tag nach dem letzten Miettag

Bleibt ein Mieter nach Ablauf der Mietzeit in den Räumen und widerspricht keine Seite, verlängert sich das Mietverhältnis nach § 545 BGB auf unbestimmte Zeit. Zwei Wochen hat man dafür Zeit, beim Mieter ab der Fortsetzung des Gebrauchs, beim Vermieter ab dem Zeitpunkt, zu dem er davon erfährt.

Das klingt nach einem bequemen Auffangnetz, ist aber keines. In Gewerbemietverträgen wird diese Vorschrift regelmäßig ausgeschlossen, und dieser Ausschluss ist auch in vorformulierten Verträgen zulässig. Ist er vereinbart und Ihre Baustelle ist am Stichtag noch nicht fertig, sitzen Sie ohne Vertragsgrundlage in fremden Räumen, mit Nutzungsentschädigung und einem Schadensersatzrisiko, falls der Vermieter die Fläche bereits weitervermietet hat. Sehen Sie im Vertrag nach, ob § 545 ausgeschlossen ist, und wenn ja, planen Sie den Puffer über Optionen statt über Hoffnung.

Der zweite unterschätzte Punkt am Ende der Laufzeit ist der Rückbau. Bei einer Übergangsfläche denkt man, man habe ja nichts gemacht. Netzwerkverkabelung, ein abgetrennter Serverraum, ein zusätzliches Klimagerät, Trennwände, Beschilderung an der Fassade, all das ist Rückbau. Gesetzlich schuldet der Mieter die Rückgabe der Mietsache und hat ein Wegnahmerecht für das, was er eingebracht hat. Was darüber hinaus gilt, entscheidet der Vertrag. Am günstigsten ist deshalb die Fläche, in der Sie nichts anfassen müssen. Wo Sie doch etwas einbauen, gehört die Rückbaupflicht bei Vertragsschluss ausdrücklich geregelt, samt der Frage, was von Ihren Einbauten der Vermieter am Ende vielleicht sogar behalten möchte.

Eine Übergangsfläche ist keine Ausnahme vom Recht

Weil alles schnell gehen muss, wird bei Interimsflächen gern übersehen, dass für sie dieselben Regeln gelten wie für eine Fläche, die man zehn Jahre nutzt.

Die Anforderungen an Arbeitsstätten gelten auch für vierzehn Monate. Raumhöhe, Tageslicht, Flucht- und Rettungswege, Sanitärräume und Arbeitsplatzflächen richten sich nicht danach, wie lange Sie bleiben wollen. Welche Vorgaben eine Bürofläche erfüllen muss, haben wir in den Arbeitsstättenregeln für Büroflächen zusammengestellt.

Ebenso das Baurecht. Ist die Fläche für Ihre Nutzung nicht genehmigt, brauchen Sie eine Nutzungsänderung, auch wenn Sie nur vorübergehend bleiben. Die Befristung Ihres Mietvertrags interessiert die Bauaufsicht nicht. Wann das nötig wird und wie lange es dauert, steht im Beitrag zur Nutzungsänderung bei Gewerbeflächen. Wer hier erst nach dem Einzug nachfragt, riskiert genau die Verzögerung, wegen der er die Fläche überhaupt gesucht hat.

Und schließlich die Fläche selbst. Der bisherige Zuschnitt lässt sich selten eins zu eins übertragen, gerade wenn die Übergangsfläche anders geschnitten ist oder Sie ohnehin nur einen Teil der Belegschaft unterbringen. Wie man den tatsächlichen Bedarf rechnet, steht unter Flächenbedarf für Büroflächen. Welche Klauseln über die tatsächliche Belastung entscheiden, haben wir bei Index, Staffel und Nebenkosten beschrieben, und das lohnt sich auch bei kurzer Laufzeit, weil eine Nebenkostenabrechnung über ein angebrochenes Jahr eigene Tücken hat.

Wie wir vorgehen

Wir fangen bei Interimsflächen nicht mit Flächen an, sondern mit Terminen. Wann müssen Sie frühestens raus, wann können Sie frühestens in Ihr Zielobjekt, und wie belastbar ist dieses zweite Datum wirklich. Aus den Antworten ergibt sich das Vertragsmodell, aus dem Vertragsmodell ergibt sich der Weg, und erst daraus ergibt sich die Fläche. In dieser Reihenfolge, nicht umgekehrt.

Danach sprechen wir Eigentümer und Unternehmen in Köln und im Rheinisch-Bergischen Kreis direkt an, auch dort, wo nichts ausgeschrieben ist. Ein guter Teil der Flächen, die sich für eine Zwischennutzung eignen, kommt nie in ein Portal, weil der Eigentümer sie vor einer Sanierung nicht regulär vermarkten will und ein Unternehmen mit zu viel Fläche das nicht öffentlich machen möchte. Wer nur sucht, findet diese Flächen nicht.

Wir sind dabei kein Betreiber und vermitteln keine Arbeitsplätze im Monatsabo. Was wir organisieren, ist eine Fläche mit einem Mietvertrag, der zu Ihrer Bauzeit passt und den Sie an deren Ende auch wieder los sind. Wie man den Ausstieg aus dem bestehenden Vertrag rechtzeitig vorbereitet, steht im Beitrag Der Gewerbemietvertrag läuft aus, und warum bei Flächengesuchen die Zeitachse über den Erfolg entscheidet, in Time kills Deals.

Dieser Beitrag beschreibt die typischen Fragen aus unserer Vermittlungspraxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei der Gestaltung von Untermietverträgen und Verlängerungsoptionen sollten Sie anwaltlichen Rat einholen.

Sie brauchen eine Übergangsfläche in Köln oder im Rheinisch-Bergischen Kreis, oder Sie haben Fläche, die Sie für eine begrenzte Zeit abgeben möchten? Sprechen Sie uns direkt an.