Bei Gewerbemietverträgen liegt zwischen der ersten Überlegung und dem Bezug einer neuen Fläche selten weniger als ein Jahr. Bei größeren Flächen mit Mieterausbau sind achtzehn bis vierundzwanzig Monate der Normalfall. Wer erst neun Monate vor Vertragsende anfängt, hat rechnerisch nur noch eine Option, nämlich zu bleiben. Das weiß der Vermieter in der Regel auch.
Der eigentliche Grund für den langen Vorlauf ist nicht der Umzug. Es ist die Verhandlungsposition. Eine Verlängerung wird zu anderen Konditionen abgeschlossen, wenn es eine geprüfte Alternative gibt, als wenn es keine gibt.
Schritt eins, den eigenen Vertrag lesen, bevor irgendwer verhandelt
Vier Punkte entscheiden über den gesamten Zeitplan und stehen fast immer im Vertrag, werden aber selten rechtzeitig nachgeschlagen.
Die Verlängerungsoption. Viele Gewerbemietverträge enthalten eine einseitige Option des Mieters, das Mietverhältnis um eine feste Laufzeit zu verlängern. Diese Option ist an eine Ausübungsfrist gebunden, häufig neun oder zwölf Monate vor Vertragsende, und an eine Form. Wird die Frist versäumt, erlischt die Option ersatzlos. Damit verschwindet nicht nur die Verlängerungsmöglichkeit, sondern auch das Druckmittel in der Verhandlung.
Die Kündigungsfrist. Bei befristeten Verträgen endet das Mietverhältnis mit Fristablauf ohne Kündigung. Bei unbefristeten Verträgen gilt die gesetzliche Frist des Paragraf 580a BGB, sofern nichts anderes vereinbart ist, und viele Verträge vereinbaren etwas anderes.
Die stillschweigende Verlängerung. Paragraf 545 BGB sieht vor, dass sich ein Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Mieter den Gebrauch nach Vertragsende fortsetzt und keine Partei innerhalb von zwei Wochen widerspricht. In Gewerbemietverträgen wird diese Regel häufig ausdrücklich ausgeschlossen. Ob sie im eigenen Vertrag gilt, ist eine der ersten Fragen, die zu klären sind.
Rückgabe und Rückbau. Was am Ende der Mietzeit zurückzubauen ist und in welchem Zustand die Fläche zu übergeben ist, steht im Vertrag oder in der Ausbaubeschreibung. Bei einem Auszug ist das ein eigener Kostenblock, der die Rechnung zwischen Bleiben und Umziehen deutlich verschieben kann.
Textform statt Schriftform, was sich geändert hat
Für Gewerbemietverhältnisse mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr genügt seit dem 1. Januar 2025 die Textform. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat das frühere Schriftformerfordernis abgelöst. Für Verträge, die vor diesem Datum geschlossen wurden, galt eine einjährige Übergangsfrist, seit dem 1. Januar 2026 gilt die Textform auch für diese Altverträge.
Praktisch heißt das, dass Nachträge, Verlängerungen und Änderungsvereinbarungen nicht mehr zwingend eigenhändig unterschrieben auf einer einheitlichen Urkunde vorliegen müssen. Die frühere Schriftformfalle, bei der ein formunwirksamer Nachtrag einen langfristigen Vertrag vorzeitig kündbar machte, ist damit für neue Vereinbarungen weitgehend entschärft. Ganz ohne Form geht es aber weiterhin nicht. Wird die Textform nicht eingehalten, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist mit gesetzlicher Frist kündbar.
Wer eine Verlängerung vereinbart, sollte sie also weiterhin vollständig und nachweisbar dokumentieren, inklusive aller Anlagen, auf die verwiesen wird.
Schritt zwei, den tatsächlichen Bedarf ermitteln
Die Fläche, die vor acht Jahren angemietet wurde, passt selten noch zur heutigen Organisation. Hybride Arbeitsmodelle haben die Belegung verändert, gleichzeitig ist der Bedarf an Besprechungs- und Projektflächen gestiegen. Eine Belegungsmessung über vier bis sechs Wochen liefert dafür belastbarere Daten als jede Schätzung.
Wichtig ist die ehrliche Verlängerung in die Zukunft. Wie viele Arbeitsplätze werden in drei Jahren gebraucht, wie viele in fünf. Eine Fläche, die exakt auf den heutigen Stand zugeschnitten ist, wird im laufenden Vertrag zum Problem, weil Nachmieten im selben Gebäude selten möglich ist.
Schritt drei, Bleiben und Umziehen sauber gegeneinander rechnen
Der Vergleich funktioniert nur über die gesamte Vertragslaufzeit und nur mit allen Kostenblöcken. Zur Miete kommen Nebenkosten, Ausbau- und Umzugskosten, Rückbauverpflichtungen, Produktivitätsverluste während des Umzugs und mögliche Doppelmietzeiten.
| Kostenblock | Bleiben | Umziehen |
|---|---|---|
| Miete über Laufzeit | Verhandlungsergebnis | Marktmiete der Zielfläche |
| Nebenkosten | bekannt, abhängig von der Gebäudetechnik | zu prüfen, oft niedriger im Neubau |
| Ausbau | Modernisierung im laufenden Betrieb | Mieterausbau, teils vom Vermieter getragen |
| Umzug | entfällt | Umzug, IT, Möblierung, Adressänderungen |
| Rückbau | entfällt vorerst | vertraglich geschuldeter Rückbau |
| Doppelmiete | entfällt | je nach Übergabetermin ein bis drei Monate |
Häufig ist Bleiben günstiger, sobald der Ausbau in der Bestandsfläche in eine Verlängerung eingepreist werden kann. Das setzt allerdings voraus, dass der Vermieter weiß, dass eine ernsthafte Alternative geprüft wird.
Schritt vier, verhandeln mit einer Alternative in der Hand
In einem Markt, in dem der Gesamtleerstand steigt, der moderne Bestand aber knapper wird, hängt die Verhandlungsposition stark von der Qualität der eigenen Fläche ab. Bei einer modernisierten Fläche in guter Lage sitzt der Vermieter komfortabel. Bei einer Fläche mit veralteter Technik ist die Bereitschaft zu Zugeständnissen deutlich größer, weil eine Nachvermietung zum bisherigen Preis unsicher ist.
Verhandelbar sind neben der Miete regelmäßig mietfreie Zeiten, ein Ausbaukostenzuschuss, die Indexierungsklausel, Sonderkündigungs- und Erweiterungsrechte sowie der Umfang der Instandhaltungspflichten. Diese Punkte werden häufig übersehen, weil die Aufmerksamkeit auf dem Quadratmeterpreis liegt, obwohl sie über die Laufzeit gerechnet größere Beträge bewegen können.
Der Zeitplan im Überblick
| Zeitpunkt vor Vertragsende | Was ansteht |
|---|---|
| 24 Monate | Vertrag prüfen, Fristen und Optionen notieren, Bedarf erheben |
| 18 Monate | Marktüberblick verschaffen, erste Alternativen sichten |
| 15 Monate | Vergleichsrechnung Bleiben gegen Umziehen aufstellen |
| 12 Monate | Verhandlung mit dem Vermieter beginnen, parallel Alternativen besichtigen |
| 9 bis 12 Monate | typische Ausübungsfrist der Verlängerungsoption, Entscheidung fällen |
| 6 bis 9 Monate | Vertrag oder Nachtrag abschließen, Ausbauplanung starten |
| 3 Monate | Ausbau, Umzugsplanung, Rückgabe vorbereiten |
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Entscheidung zwischen Bleiben und Umziehen. Es ist, die Entscheidung so spät zu treffen, dass es keine Entscheidung mehr ist. Wer die Fristen im eigenen Vertrag kennt und rechtzeitig anfängt, hat beide Optionen. Alles andere ergibt sich aus den Zahlen.
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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind stets die Regelungen Ihres konkreten Mietvertrags.
